出張旅費規定とは？きっちり制定すれば節税効果に！

投稿日 : 2022.09.10

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出張旅費規程をきちんと定めることで事務処理の簡略化が期待でき、出張手配をより楽に行うことが出来ます。その他にも節税対策など会社にとってメリットが多く、出張旅費規程の導入を検討している会社が増加傾向にあるのだとか。

今回は出張旅費規程についてまとめました。出張旅費規程のメリット・デメリット、定めるときの注意点をわかりやすく解説していきます。

出張旅費規程とは？
出張旅費規程を定めるメリット
出張旅費規程を定めるデメリット
出張旅費規程を定めるプロセス
出張旅費規程を定めるときの注意点
出張手配はマンスリーホテルがおすすめ！
まとめ

出張旅費規程と何なのか知りたい方や導入を検討している方は、この記事を出張旅費規程のガイドラインとして読んでみて下さい。

出張旅費規定とは？

まず初めに、出張旅費規程とは何なのか解説していきます。

出張旅費規程とは、出張の際にかかる交通費や宿泊費、出張手当といった経費の取り扱いに関するルールのことです。宿泊費、交通費、出張手当はこの出張旅費規程に基づき従業員に支給されることになります。

出張時の経費を実費精算ではなく一律で精算することが出来るため、領収証の保管や都度の事務処理が必要ありません。導入することで出張手配の負担軽減が期待出来るでしょう。

ちなみに、出張旅費規程は株主総会での承認を経て決定されなければならず、作成にも注意点があります。気になる方はぜひ記事後半の「出張旅費規定を定めるときの注意点」をチェックしてみてください。

出張旅費規定が節税対策になるって本当？

出張旅費規程を作成すると節税対策になるのは本当です。

出張旅費規程を作成せずに出張手当などを支給すると、課税所得となり税金が発生してしまいます。一方、出張旅費規程を定めた上で支給された出張手当は、非課税給与として扱われるため、法人税がかからず節税効果があるということです。

出張旅費規定を決めるメリット

続いては、出張旅費規程のメリットについて解説していきます。

節税対策になることがよく知られていますが、他にどんなメリットがあるのでしょうか。

1. 節税対策になる

ひとつめは「節税対策になる」です。前述した通り、出張旅費規程を定めた上で支給すると、そのお金は通常の給与とは異なる分類の非課税給与として支給され、法人税を発生させずに会社から個人へ資金の移動が可能になります。

出張旅費規程を定めずに支給した場合は、出張手当は通常の給与として支払われます。経費として計上されず、課税所得として扱われてしまうため注意が必要です。

出張が多い会社であれば多くの節税効果が期待出来るでしょう。

2. 事務処理が楽になる

「電車での移動○○円」「取引先との通信費○○円」「駐車場料金○○円」など、出張中にかかった経費をその都度精算するのは面倒ですよね。出張旅費規はそういった細々とした経費を一律で支給することで、事務処理を簡略化することが出来ます。領収証による実費精算ではなくなるため、管理の簡素化・負担軽減が期待出来るでしょう。

出張旅費規定のデメリット

反対に、出張旅費規程を定めるデメリットはどのような点が挙げられるのでしょうか。

大きく分けて2つのデメリットが挙げられます。ひとつひとつ見ていきましょう。

支出が多くなってしまう可能性

出張旅費規程を作成すると、出張手当を全従業員に支給しなければならなくなります。出張旅費規程を定めることで、それまで支給対象ではなかった従業員に支払う必要性が生まれ、結果的に会社としての支出が増えてしまう可能性があり、注意が必要です。

必要以上の金額を支給してしまう可能性

出張旅費規程を作成することで、通常想定される金額より多くの金額を出張経費として支給してしまうリスクが考えられます。税務調査などで支給額が多いと指摘された場合、超過分が課税所得として扱われてしまうことがあり、それ以上の支払いが必要になるケースもあるそうです。支給する金額の設定は慎重に行うと良いでしょう。