出張の時にかかる費用は交通費、宿泊費、食費など様々。今回はどこまでが出張経費として認められるのか、出張経費の基準について徹底的にまとめました。出張経費の費用項目や相場、よくある質問など解説していきます。
- 出張経費とは
- 出張の費用項目
- 出張の基準や規定
- 出張経費は大体相場このくらい
- よくある出張経費に関する質問
- 出張経費を削減！お得にホテルを探す方法！
- まとめ
記事の最後にはホテル宿泊費を削減するお得な方法をご紹介しています。ぜひ参考にご覧ください。
出張経費とは
出張経費とは、出張の際に発生した経費のことです。何を経費とするか法律で厳密に規定されているわけではありません。各会社の規定やルールに準じて出張の経費が決められています。
出張経費の内訳として一般的な項目は交通費・宿泊費・日当（出張手当）の3種類です。
次は、この出張経費の費用項目について解説していきます。
出張の費用項目
ここから一般的な出張経費の項目について解説していきます。
①交通費
出張に関わる交通費は出張経費となります。特別な理由なく、電車で行くべきところをタクシーで移動するといった場合においては出張経費として認められないことがあるため、予め移動手段の確認を行いましょう。
②宿泊費
宿泊を伴う出張の場合は宿泊費を出張経費として認められます。一般的には会社規定により宿泊費の上限金額が設定され、上限を超える場合は自己負担となるため注意しましょう。また、食事代は出張経費の範囲外とする会社が多く、食事付きプランの場合は領収証を分ける必要があります。会社によっては食事付きプランの予約を認めないケースもあるそうです。
③日当（出張手当など）
日当（出張手当）は、社員の慰労や諸経費の補填を目的としていて、こちらも出張経費として認められます。通常の業務に比べ負担が多きい出張においては、日当の支給は社員のモチベーションアップに繋がるでしょう。さらに、経理上の負担軽減や節税対策といった会社側のメリットもあります。ちなみに、日当の支給には「出張旅費規程」の作成が前提となっているため注意しましょう。
出張の基準や規定
出張とは、「特定の業務遂行を目的とし、通常の職場から離れて業務を行うこと」です。
労働基準法等で明確な基準は無いため、各会社が自由に出張の基準を定めています。
会社側が「出張旅費規定」などの規定を作成し、そこで出張の基準や出張経費といった出張に関する取り決めを定めるというのが一般的です。
何をもって出張と定義されるかは、各会社の規定により出張先までの移動距離や地域で決められています。日帰り出張においては、「当日中に帰宅または帰社出来る範囲」を日帰り出張と定義していることが多いです。
出張中の労働時間については様々な解釈がされており、こちらも会社の規定に準じて定められています。一般的に出張中の移動時間は労働時間として認められないケースが多いです。しかし会社によっては「出張中は所定の時間労働した」とみなしているケースもあり、その解釈は様々。
出張の基準や規定は会社の規定・ルールにより定められているため、その会社により独自のルールが定められているようです。
出張経費は大体相場このくらい
出張にかかる経費の相場はどのくらいなのでしょうか。出張先や出張する社員の役職により数百円の差があるようです。ここからは国内出張の出張経費の相場を、項目ごとに分けて解説していきます。
宿泊費の相場
宿泊費の使い過ぎを防ぐため、会社により上限金額が設定されているケースが多いです。国内出張においての宿泊費の相場は、全国一律支給の場合8,000～9,000円程度だと言われています。会社により地域ごとに設定されているケースもあるため、都内と地方では設定金額にいくらかの差があるでしょう。また、宿泊費を実費精算している会社も多くあります。
上記の金額は一般社員が国内出張をした際の金額です。役職や重役クラスの社員にはさらに金額が上乗せされます。部長クラスで10,000円程度、役員クラスで12,000～16,000円程度です。
日当（出張手当）の相場
こちらも社員の役職により異なりますが、日帰り出張の場合一般社員で2,000円程度とされています。宿泊を伴う出張の場合は2,200円程度です。部長クラスは日帰り出張の場合2,500円程度、宿泊ありの出張で2800円程度。あくまでも手当とされているため、それほど高くはないようです。
よくある出張経費に関する質問
ここからは出張経費に関するよくある質問にお答えしていきます。出張中困ったときに参考になるため、ぜひご覧ください。
1.出張経費で食事代は落とせる？
一般的に、食事代は出張経費として認められません。これは「仕事を終え帰宅すれば食事が出来る」「出張に行かなくてもかかる費用」という考えがあるからです。
しかし、出張中に取引先と会食があり食事代が発生した場合や、打ち合わせを兼ねた食事など、仕事に関わる食事においては経費として認められるケースもあります。その場合は出張経費ではなく交際費として計上されることが多いです。
2.出張経費を立て替えた時に貰ったポイントって自分のものにしていいの？
原則として、会社が定めた規定・ルールによります。
会社によっては出張経費を立て替えた際に発生するポイントやマイレージは会社に帰属するとしている会社もあるため、事前に社内規定を確認する必要があるでしょう。
一般的には、クレジットカードの支払いによって発生するポイントや飛行機利用によるマイレージは、カードを所持する名義人とカード会社の契約のもと付与されています。そのため、出張経費の支払いによって付与されたポイントは自分のものとして利用しても問題はないそうです。
3.出張経費の勘定科目は？
出張経費は勘定科目上で「旅費交通費」という項目で処理されます。
勘定科目とは、会社の支出・収入などをわかりやすく分類するために使用される簿記の科目のことです。「どんな目的で、どのようにお金が使われたか」を見やすくする見出しのようなもので、経営判断の材料のひとつとしても利用されます。
会社によって細かな内訳は異なりますが、一般的には出張中の交通費、宿泊費、日当（出張手当）がこの「旅費交通費」として処理されます。
出張経費を削減！お得にホテルを探す方法！
出張経費の内訳で多くを占めている宿泊費。少しでも費用を抑えたいところですが、数あるホテルの中から安価なホテルを探し出すのは手間と時間がかかりますよね。
ここからは、お得にホテルを探せる「マンスリーホテル」についてご紹介していきます。
マンスリーホテルは、長期宿泊者向けのホテルを専門に扱う予約サイトです。その専門性の高さから、平均20パーセントのディスカウントがされているため、通常よりお得にホテルを予約することが出来ます。
期間・エリア別検索のほか、大浴場付きやランドリーコーナーの有無といった検索ツールも便利です。会社から宿泊費の上限金額が提示されている方には、「宿泊料金フィルター」を用いて検索すると良いでしょう。
出張用のホテル探しの際には、ぜひマンスリーホテルを利用してみてください。
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まとめ
いかがでしたか？
今回は出張経費の基準について解説しました。
出張経費に関して法律で明確に定められているわけではないため、会社によって独自の規定やルールがあるようです。出張の際には、どこまでが出張経費として認められるのかを事前に調べておく必要があるでしょう。
そして、ホテル予約の際には専門の予約サイトを利用することで通常よりもお得に宿泊が可能です。ぜひこの機会にマンスリーホテルをチェックしてみてください。