コロナワクチンの普及により、安全に移動ができる社会に戻りつつある現在。「出張」というキーワードを、あちこちで聞くようになってきました。
出張をすると、交通費や宿泊費といった経費とは別に、出張費・出張手当が出ることがあります。本記事では、出張における費用の上限から精算方法まで詳しく解説します。
出張費ってなに？
出張費とは一体何か、疑問に思うかたも多いと思います。
それは、「企業の従業員が遠隔地へ業務上の理由をもって行く場合にかかる費用」のことです。出張費にはどのようなものが含まれるか、以下で説明します。
出張費とは
- 出張手当
従業員、社長や役員を問わず、出張が発生した場合には通常出張手当が支給されます。また、出張者の役職によって出張手当の金額が変わることが多いです。
- 出張時にかかった交通費
長期出張などで遠方に出向く際には、大きな金額の交通費がかかります。また、通勤や営業、取引先への訪問など、移動時の支払いを指します。具体的には、バスや電車、新幹線、飛行機を利用した場合の交通費、出張先でのレンタカー費用やガソリン代、駐車場代、通勤定期代、タクシー代などが交通費に含まれます。
- 宿泊費
出張先で宿泊をした場合、企業から従業員に宿泊費として精算され、出張費に含まれます。これも出張者の役職によって出張手当の金額が変わることが多いです。
- 食事代、接待費
出張先で取引先の方と食事をした場合、その食事代や接待費用が支給される場合があります。しかし、金額や内容によってはその取り扱いが異なるので、自社の規定を事前によく確認しましょう。
旅費交通費との違い
では、出張費と旅費交通費の違いはなんでしょうか。ズバリ、旅費交通費とは「旅費」と「交通費」からなる勘定科目のひとつです。これらの経費を勘定科目として処理する際の科目になります。
つまり、遠隔地へ行ったときの宿泊費や出張手当などの旅費と、遠隔地に行くために必要な電車や新幹線、飛行機、車の高速代やタクシー代などの交通手段にかかる交通費が含まれます。
出張費の払い方
出張費の払い方について、「どのように払えばいいのか分からない」「そもそも仕組みが分からない」という方が多いのではないでしょうか。
出張費の払い方について何が必要か見ていきましょう。
- 出張者自らが出張前に所定の用紙で申請
出張前に
申請する年月日、申請者の氏名・所属部署、出張先、訪問先、出張期間、出張する目的、出張先でのスケジュールおよび業務内容、出張時に滞在する宿泊先、出張費の見積額（交通費や宿泊費など）、日当費用、同行者の有無、上司もしくは責任者の承認欄
このような事項を規定の用紙に記入し、提出することが一般的です。
- 上長もしくは責任者などからの承認を得る
上長が出張の事前申請を承認してはじめて、出張にいくことができます。
- 仮払金が発生する場合は申請を行う
また、出張にあたり、会社によっては社員の金銭負担をなくすために事前に一定額を渡すこともあり、これは「仮払い」と呼ばれます。仮払いについて次の項目で詳しく解説します。
- 帰社後、出張者自ら領収書を元に出張旅費精算書を作成し、上長もしくは責任者に提出、承認を得る
提出された出張旅費精算書に基づき、上長・経理が承認し、承認された後精算処理がされます。出張旅費精算書とは、出張時に発生した出張旅費を精算するための重要な書類です。
多くの会社では給与と一緒に翌月に振り込まれるのがほとんどですが、その場で現金により精算されることもあります。
必要な項目としては
申請する年月日、申請者の氏名・所属部署、出張先、出張期間、出張する目的、出張経路、交通手段、交通費、宿泊費、日当費用、合計金額、捺印欄
となります。また、出張旅費精算書を提出する際は領収書も一緒に添えて提出することも、覚えておきましょう。
- 経理部門に出張旅費精算書が提出される
- 経理担当者が内容を細かくチェックし、正しく処理される
仮払い
出張において、「仮払い」とは何か説明します。それはズバリ、「出張時に従業員が立て替える費用を算出して、会社が事前に金銭を渡すこと」です。
旅費交通費を実費精算で支給する場合、さまざまなデメリットがあります。
例えば、従業員は出張時に使った費用にかかわる領収書をすべて保管しておき、その領収書と合わせて精算申請書を作成して会社の経理担当者に提出することで、その分を現金で精算するか、当月給与に補填するかのどちらかで対処されます。
しかし、長期出張になった場合出費が重なるため、領収書の保管は従業員の心理的負担に繋がります。そこで多くの企業が採用するのが「仮払い」という方法になります。
立替精算
立替精算は、「出張時に従業員が立て替える費用」のことです。
全てをクレジットカードで支払うと精算処理もスムーズであるため、最も一般的な立替方法はクレジットカードでの支払いですが、現金の場合は金額の大小や内容に関わらず領収書を必ずもらいましょう。
また、立て替えた出張費の精算方法は給与と一緒に精算するのが一般的ですが、企業によっては「立替期間」が定められていることも多いので、注意する必要があります。
出張費の相場
出張には何かと費用がかさみますが、はたして適切な出張費の相場はどのくらいなのでしょうか。その相場を国内と海外に分けて詳しく解説します。
出張時にかかる出張手当は、会社の役職ごとに相場が異なります。また、宿泊場所として、さまざまなタイプがありますが、質の高いサービスを提供され出張時の心理的負担が軽減されるホテルがおすすめです。
【国内】
国内の出張で日帰りの場合、出張手当は役職のない社員で2,100円程度が相場です。係長クラスになると相場は2,200円程度と少し高くなり、課長になると2,500円程度が相場といわれています。
国内で宿泊を伴う出張の場合には、日帰りよりも相場が高い傾向がみられます。そのため、宿泊を伴う出張の出張手当相場は、一般的な社員で2,400円程度、課長で2,700円程度、部長であれば2,900円程度が相場といわれています。
【海外】
海外出張時にかかる出張手当は、会社の役職ごとに相場が異なりますが、どこへ渡航するかによっても出張手当の金額が異なります。北米など遠方の場合には一般社員で4,900円程度、部長クラスは5,600円程度が出張手当の相場といわれています。
一方、中国などの近場であれば、一般的な社員で4,500円程度が相場といわれています。しかし、海外地域の物価等は年々上昇傾向にあるため、定期的に確認を行いましょう。
ホテル代相場
出張時にかかるホテル代の相場は、会社の役職ごとに相場が異なります。
【国内】
国内出張においての宿泊費の相場は、一般的な会社の社員で全地域一律支給の場合8,700円程度といわれています。
また、出張先のビジネスホテルのシングルルームに宿泊すると想定した場合、係長クラスは8,900円程度、課長クラスは9,200円程度、部長クラスは9,800円程度が相場といわれています。
【海外】
海外出張時にかかるホテル代は、会社の役職ごとに相場が異なりますが、どこへ渡航するかによってもホテルの金額が異なります。北米への出張では宿泊費の相場として一般社員は14,000円程度、部長は16,000円程度が宿泊費の相場といわれています。
中国や韓国への近場の出張であれば、一般社員は12,000円程度、部長は13,000円程度が宿泊費相場といわれています。しかし、海外地域の物価等は年々上昇傾向にあるため、定期的に確認を行いましょう。
出張用のホテルを選ぶポイント
出張自体も大変な中、どのホテルにどんなプランで泊まるのか、その選び方に悩む方も多いのではないでしょうか。出張の際のホテルの選び方や予約にまつわる、役立ち情報をご紹介します。
出張用のホテルを探すなら…
出張手当の申請はなにかと記載することや手続きが多く、大変に感じる方も多いと思います。その際におすすめなのが、2週間以上半年以内の長期予約がリーズナブルな「長期滞在専門ホテル予約サイト」です。
サイト内には、長期利用が可能なホテルのみが掲載され、現地決済にも対応しています。
そして、1泊当たりの宿泊値の最安値より平均２０％以上割引したお得なプランを提供します。
＜マンスリーホテルが選ばれるポイント＞
1.宿泊料金が平均20%OFF
長期滞在専門サイトのため、他社よりも宿泊料金が平均20%OFFに！
2.マンスリーマンションより手続きが早い
通常のマンスリーマンションは、空室確認予約問い合わせ、必要書類の提出、料金の支払い、鍵の受け渡しも含め契約手続き期間が約2～3週間程度かかります。
しかし、マンスリーマンションであれば、エリア・日付・宿泊人数を入力して検索し、検索結果から気になるホテルを選択後、予約情報の入力・確認まで、Webサイトで完結するため、契約手続き期間が約10分で完了します。つまり、後はホテルに向かうだけでOKです。
3.好きな立地条件を選び快適な空間を提供
駅近など自分の好きな立地条件を選べることに加え、清掃サービスを利用でき （一部施設を除く）、ホテル内の施設も利用ができます。
4.利用シーンに合わせたお部屋選びが可能
お部屋タイプだけでなく、ホテル内設備や駅近などこだわりの条件でホテルを選ぶ事ができます。
ex.出張、ワークショップ、ホテル暮らし、企画研修
コロナ禍における宿泊客の新たなニーズを取り込もうとするサービスの一つとして、
長期滞在ができるホテルの専門予約サイト「マンスリーホテル」
詳しくはこちらのHPをチェック
↓
https://www.monthlyhotel.jp/monthly-hotel-description
いかがでしたか？
このように、出張における手当等には、注意しなければいけない点があるため、よくチェックしておきましょう。