皆さんは所得税の課税対象について把握していますか？
基本的に会社から支給される金銭は所得税の対象になります。
しかし、出張費は非課税となるので、出張したからといって所得税が増えることはありません。
ただし、金額によっては課税されるケースもあるので注意が必要です。
勢いあまって課税されないようにするためにも、確実に出張費を非課税にするのがおすすめです。
それでは、出張費はなぜ非課税になるのか、出張費を確実に非課税にする方法についてご説明しましょう。
出張旅費・日当とは？
出張旅費とは、基本的に出張する際に必要な交通費や宿泊費などを含む金銭です。
そして、その交通費や宿泊費以外に発生する様々な金銭に対して支払われるのが日当です。
この出張旅費や日当は原則として非課税になっているので、課税されない範囲内に金額を抑える必要性があるでしょう。
それでは、出張旅費や日当はなぜ非課税なのか、どのくらいの金額になれば課税されるのかご説明しましょう。
出張旅費及び日当は原則非課税！
基本的に出張によって発生する出張旅費や日当は原則として非課税になります。
これは、交通費や宿泊費は領収書などを通すことで実費精算されるので、課税対象になりません。
しかし、実際は時間的な拘束や外食などが発生する可能性があるため、人によって支出などにバラつきがあります。
そんな中で実費計算を行うと不公平になる可能性があることから、日当や出張手当として支払います。
雑費なども手当に含まれる場合が多く、実費計算を行わなくて済むのが大きなポイントです。
いわゆる出張の際に必ず必要になる費用が非課税になると思えば分かりやすいのではないでしょうか。
税務上の取り扱いだと、所得税は非課税になりますし、法人税は全額損金となり、消費税は課税仕入という扱いになります。
金額によっては課税されるケースもある
出張旅費や日当は原則として非課税という扱いですが、どれだけの金額を使っても絶対に非課税になるというわけではありません。
出張手当の金額を決める際のポイントは、通常必要とされる費用のバランスが適切になっているかどうかです。
支給される日当の金額が目に見えて違うようでは不公平なので、役職に応じて差が出ないように支給する必要性があります。
もし、も支給される金額が多い場合は、金額によって課税されるケースがあるので注意が必要です。
なお、支給される日当の平均的な金額は、以下の通りです。
- 社長：5,000円
- 役員：4,000円
- 部長：3,000円
- 課長：2,500円
- 社員：2,000円
あくまで平均的な金額なので、出張内容によって金額の上限も変わってくるでしょう。
また、職務内容の違いで手当の金額に違いがある場合は金額に差が出ても問題ありません。
もし、税務署からの出張手当が否認されてしまうと様々なデメリットが発生してしまうので注意しましょう。
出張費を確実に非課税にする方法
出張旅費の金額が高すぎると課税対象になってしまうので、注意しなければなりません。
そこで重要になるのが、出張旅費規程と出張旅費精算所および報告書を作成することです。
これらを作成することによって確実に出張旅費を非課税にできるので、まだ作成していない場合は作成するのがおすすめです。
それでは、出張旅費を確実に非課税にする方法についてご説明しましょう。
出張旅費規程を作成する
出張旅費規程とは、会社ごとに決める旅費に関するルールです。
出張旅費が非課税になるのは社員にとって嬉しいかもしれませんが、その旅費を負担するのは会社側なので無駄な出費を出さないようにしなければなりません。
したがって、出張旅費規程を作成して、無駄な出費をしないようにする必要性があります。
出張旅費規程を作成する際に記載する項目は、以下の通りです。
出張旅費規程の目的
なぜ、どんな目的で出張旅費規程を作成するのかを記載します。
出張旅費規程の適用範囲
次に、出張旅費規程をどこまで適用するのか範囲を決めます。
基本的に役員を含めた全社員が適用範囲となりますが、場合によっては派遣社員やパートなども適用しなければならないこともあるでしょう。その時は別途で記載する必要性があります。
出張の定義
どんな出張をする場合に出張旅費を支給するのか具体的な内容を記載していきます。
宿泊を伴う出張なのか、勤務地から出張先までの距離が片道何キロまでを出張と定義するのかなどを具体的に記載しましょう。
出張中の勤務時間
出張している最中はどこからどこまでが勤務時間の扱いになるのか判断するのが難しいため、あらかじめ出張先での勤務時間を決めておきます。
基本的に会社で働く所定の労働時間と同じにするケースが多いようです。
旅費の項目と支給額
無駄な出費を無くすためにも、出張旅費として支給する項目とその支給額を定めます。
主に交通費や宿泊費、日当の3種類を決めますが、どんな交通機関を使ったのか、役職に応じた宿泊費の上限額、そして日当はいくらまでにするのかをそれぞれ決めましょう。
出張の手続き
最後に出張に必要になる手続きの内容について記載します。
出張申請や予定の変更、旅費の仮払い手続きなど様々なので、どんな手続きが必要なのか知ることが大切です。
出張旅費精算書や報告書を作成する
出張旅費精算書や報告書は、本当に出張に行ったことを証明するために税務署に提出する書類です。
出張旅費精算所や報告書に記載する項目は、以下の通りです。
- 申請日
- 氏名
- 所属部署
- 出張期間
- 出張先
- 出張の目的
- 宿泊料金
- 日当・手当
- 交通手段
- 移動経路
- 金額
- 捺印欄
まずはテンプレートを用意して、必要事項を記載していきます。
金額を証明するためにも、出張先で発行してもらった領収書やレシートは必ず保管しておきましょう。
まとめ
出張旅費や日当は基本的に非課税となりますが、度を越した金額は課税対象になるので注意が必要です。
会社側としても非課税になるとはいえ、その分の金額を負担しなければならないため、出張旅費規程を作成して無駄な出費をしないようにする必要性があります。
また、出張が多い会社ほど本当に出張に行っているのか税務署から怪しまれる可能性があるので、必ず出張旅費精算所や報告書を作成しておきましょう。
万が一の時のためにテンプレートを用意しておくと安心です。