皆さんは出張報告書について詳しく知っていますか？
出張に行くことがある場合、基本的に上司や会社に報告する必要性があるため、出張報告書を作成することが多いかと思います。
しかし、出張報告書の作成に手間取るケースも多く、スムーズに作成するにはどうすればいいのか知りたい人も多いのではないでしょうか。
それでは、出張報告書とは何か、出張報告書に書く項目、作成する時のポイントや注意点について解説していきます。
出張報告書とは？
出張報告書とは、社員が出張した際に、その出張の目的が達成されたのかを証明するために必要な報告書です。
出張報告書で出張における業務内容や成果などを記載することで、会社側でその情報を把握して共有するのが一番の目的です。
出張しても対して成果が得られないようであれば大きな損失になりかねないため、会社が損失を被らないために必要だと言えるでしょう。
出張報告書で書くべき項目
出張報告書で書くべき項目は、以下の通りです。
- 出張の概要
- 出張の目的
- 出張による成果
- 出張の所感
- 出張経費
それでは、出張報告書に書くべき内容についてご説明しましょう。
出張の概要
どんな出張に行ったのか分かりやすくするために、最初に出張の概要を記載しましょう。
基本的な出張の内容について記載すれば良いので、出張期間や訪問先、出張のスケジュールについて書くのがおすすめです。
出張の目的
次に、出張の目的について記載しましょう。
どんな目的で出張に行ったのか、出張先の会社と商談を行ってどんな成果を得てくるのが目的だったのかを記載するのがおすすめです。
目的を書く際に、上司が部下の行動を把握しやすいように活動内容も記載すると良いでしょう。
何時何分にどこで誰と会ってどんなことをしたのか記載するとわかりやすくなります。
出張による成果
出張に行ったことで、どんな成果が得られたかを記載しましょう。
この成果次第で次に出張をする必要性があるのか、商談先との今後の関係性などを模索しやすくなります。もちろん出張で思うような結果が得られなかったとしても、正直に書かなければなりません。
その場合、なぜ成果が出せなかったのか、成果が出せなかった原因などを記載しましょう。
出張の所感
次に重要なのは、出張に行った時の所感です。
これは出張を行ったことでどんなことを感じたのか、今後の課題はどんなものがあると思ったのかを記載する必要性があります。
会社側はその報告を見て書簡が把握できるため、今後もっとスムーズかつ実りのある業務を行うにはどうすればいいのか、課題を解決するためにはどうすればいいのか、などを考えられるようになります。
今後出張に行く時も、前回の反省点や改善点を踏まえた上で訪問先や相手の雰囲気に応じた対応ができますし、どんな手土産を渡せば喜ばれるのかがわかるでしょう。
出張経費
次に出張経費について可能な限り詳しく記載しましょう。
たとえば宿泊費や交通費、交際費など、出張で必要なお金を使った場合は全て余すことなく記載することが大切です。
出張報告書を作成するときのポイント
出張報告書を作成する時のポイントは、以下の通りです。
- 出張時にこまめにメモを取っておく
- 出張の目的を明確にする
- 出張から戻ってきたらすぐに作成する
- 数字などを交えて具体的に記載する
それでは、出張報告書を作成する時のポイントについてご説明しましょう。
出張時にこまめにメモを取っておく
出張をした時は、出張報告書を作成する時のためにこまめにメモを取っておきましょう。
出張時の所感や気づいたことを忘れないためにこまめにメモを取っておくことで、具体的な所感などを書きやすくなります。
メモを取る癖をつけることにより、自分自身も生活に繋げられるようにするにはどうすればいいのか考えられるようになるでしょう。
出張の目的を明確にする
出張の目的を明確にすることで、目的を達成するためにどんなことをすれば良いのかがわかりやすくなります。
出張の目的がハッキリしているとそれだけ出張の成果が得やすくなるだけでなく、質の高い出張報告書が作成しやすくなります。
出張から戻ってきたらすぐに作成する
出張から戻ってきたら、すぐに出張報告書を作成するのがポイントです。
時間が空くほど出張時の状況を思い出しにくくなってしまいますし、所感も薄れるので質が低い出張報告書を作成することになりかねません。
出張時の様子をよく覚えている時こそ質が高い出張報告書が作成できるため、すぐに作成に取り掛かりましょう。
数字などを交えて具体的に記載する
質の高い出張報告書を作成するなら、数字などを交えた具体的な内容を記載しましょう。
文章だけの報告書よりも数字を交えた内容の方が具体性が出てくるため、その分次回の課題や改善点が把握しやすくなります。
出張報告書を書くときの注意点
出張報告書を書く時の注意点は、以下の通りです。
- 失敗やミスも素直に記載する
- 経費が想定よりも高くついた場合は理由も記載する
それでは、出張報告書を書く時の注意点についてご説明しましょう。
失敗やミスも素直に記載する
出張報告書を作成する際に出張で起きた失敗やミスを報告しなくても良いのではと思うかもしれませんが、失敗やミスを隠すのはおすすめできません。
その失敗やミスを隠したことで後で大きなトラブルになる可能性があるため、素直に記載した方が心象も良くなります。
むしろ失敗やミスを記載したことで、同じ失敗を繰り返さないようにする対策もできるようになるでしょう。
経費が想定よりも高くついた場合は理由も記載する
出張時に想定よりも経費が高くついてしまうことも少なくありませんが、なぜ高くなったのか理由もちゃんと記載しましょう。
理由が記載されていない場合、過剰に経費を申請したのではないかと後々トラブルになってしまう可能性があります。
後々のトラブルを避けるためにも、正直に理由を記載することで次回以降の出張に反映されるでしょう。
まとめ
出張報告書を作成するのは大変かもしれませんが、しっかりとポイントや注意点等を押さえておくことでスムーズに作成できるでしょう。
失敗やミスは包み隠さず報告し、目的や成果、所感もしっかりと書くことで質が高い出張報告書が作成できます。