出張に関する業務の効率化を図ったり、もっとコストを削減したいと思ったりしたことはありませんか？
そんな時は、BTM（出張管理システム）を導入することをおすすめします。
BTM（Business Travel Management）とは、空港チケットの手配や各種手続き、精算などを代行して一元管理できるシステムです。
効率良く出張管理ができるシステムなので、今まで面倒だった管理業務もシステム上で簡単にできるようになります。
BTMを導入することで様々なメリットがあるので、まだ導入していないならこれを機に導入してみてはいかがでしょうか。
それでは、BTMの役割や必要性、導入メリットや注意点についてご説明しましょう。
BTMとは？
そもそもBTMを導入する必要性があるのか疑問に思う人もいるのではないでしょうか。
それでは、BTMの導入する必要性や役割についてご説明しましょう。
BTMの必要性
これまでの出張管理は、全て手作業で行うものでした。
出張に関する経理業務やチケット、宿泊施設の手配から予約まで全て行わなければならなかったため、非常に手間や時間がかかるのが難点でした。
しかも、多くの企業では出張に関する明確なルールが定められていなかったり、出張の規定が行われていなかったりするケースがあります。
出張に関するルールがハッキリと定められていない場合、出張費が無駄にかかってしまったり、様々なトラブルが発生しやすくなったりといった問題に繋がります。
BTMを導入することで上記のような問題が起こるのを防ぎ、出張管理の最適化ができるのが最大のポイントです。
ですので、まだBTMを導入しておらず、出張回数が多い企業ほどBTMの導入をおすすめします。
BTMの役割
BTMの役割は、以下の通りです。
- 出張規程の策定
- ホテルなどの交渉代行
- ホテルの予約、手配
- 経費削減
- 出張に関するデータの一元管理
- 出張業務の効率化
上記のような役割があるため、BTMを導入することで様々なメリットに繋げられます。
おすすめのBTM5選
おすすめのBTMは、以下の通りです。
- Racco
- じゃらんコーポレートサービス
- Ai Travel
- Bzit
- Concur Travel
それでは、おすすめのBTMについてご説明しましょう。
Racco
Raccoは楽天株式会社が提供しているサービスで、出張手配のや予約データの一元管理、規定に合わせた予約の制御、初期費用・月額料金無料で法人限定プランの適用ができます。
法人限定ではありますが、初期費用や月額料金無料で限定プランが利用できるのがポイントです。
その他にも特典付きプランやエリア・役職ごとの宿泊上限設定もできるので、必要以上に高額なホテルに宿泊して課税される心配がありません。
じゃらんコーポレートサービス
じゃらんコーポレートサービスは、初期費用やランニングコストが無料で、会員限定の割引プランが多数あり、表示プランの絞り込みもできます。
初期費用やランニングコストがかからないので手軽に導入できるだけでなく、専用の管理画面が用意されるのでより手軽に利用できます。
また、リアルタイムで出張状況が可視化されるため、徹底した管理ができるでしょう。
AI Travel
Ai Travelは株式会社AIトラベルが提供しているサービスで、出張手配の検索および予約の一元管理、出張者と管理部門の業務効率化、出張データの見える化でコスト削減ができます。
出張業務の手間やコスト削減に特化しており、業務負担の軽減や不正防止やコストの適正化も可能です。
Bzit
BzitはJTBが提供しているサービスで、国内・海外の交通や宿泊に対応しています。
申請承認フローをオプションで提供してくれるほか、出張データの分析で改善策を提案してくれます。
幅広いネットワークを活かし、国内だけでなく海外出張にも対応しているのがポイントです。宿泊や航空券、新幹線、レンタカーなどの予約も一本化できるので予約に時間を取られることがありません。
Concur Travel
Concur Travelでは、出張の手配や予約、旅程変更の確認、出張プランの共有などがモバイルアプリで完結できます。
また、出張規定の実施や遵守の徹底、費用データを用いて経費精算などもできます。
スケジュール管理から経費精算まで一本化した使いやすさがポイントです。
BTMを導入するメリット
BTMを導入するメリットは、以下の通りです。
- コストの削減
- 業務の効率化
- リスク管理の簡易化
- 内部統制の強化
それでは、BTMを導入するメリットについてご説明しましょう。
コストの削減
コストを削減できているのが目に見えて分かることが最大のメリットです。
これまでは手作業で出張管理を行ってきたため、無駄な出張費がかかったり、経費が高くついたりと様々な問題が発生しやすい状況にありました。
しかし、BTMを導入することで出張にかかった費用を全てデータ化し、可視化できるようになり、無駄な出張費を削減して経費を最小限に抑えることができます。
業務の効率化
BTMを導入することによって、出張に関連した様々な業務が一元管理でき、出張した人も経理担当者もスムーズに出張管理ができます。
スムーズに出張管理ができるようになることから、時間や手間をかけることがなくなり、負担も大幅に削減できるので効率良く業務効率化が図れます。
リスク管理の簡易化
BTMは出張している人のデータやトラベルデータが一元管理できるため、滞在者の安否確認などができるようになります。
出張者が本当に業務を行っているかどうかも大切ですが、災害や事故に遭わないこともたいせつです。
BTMは出張している人の居場所やスケジュールが簡単に把握できるため、万が一の時のための安否確認ができるのも大きなポイントです。
内部統制の強化
出張管理を行う上で最大の懸念点だった出張ルールやガイドラインの策定ですが、BTMを導入することで会社に最も適した出張規定が作成できます。
どんな情報を開示できるようにするのか、部署や個人で規定を柔軟に変更できるようにするのかなど、BTMだけで内部統制を大幅に強化することが可能です。
BTM導入の注意点
BTMを導入する際の注意点は、以下の通りです。
社員に浸透できそうなシステムか
経費を直感的に可視化できるか
それでは、BTMを導入する際の注意点について解説していきます。
社員に浸透できそうなシステムか
BTMにも様々な種類があるので、社員一人一人がしっかり操作できるシステムかどうかが重要です。
BTMを操作するのは管理者だけでなく、社員も出張先で使用します。
頻繁に出張に行く企業ほど手軽に利用できるかどうかは非常に大切なので、手軽性を重視してBTMを導入することが大切です。
経費を直感的に可視化できるか
BTMは経費のデータ化や可視化によって無駄がないかチェックすることができますが、全てのBTMが直感的に可視化できるわけではありません。
全ての経費をチェックできるようにすることはもちろん、「誰が出張に行くのか」「費用がかかったところはどこなのか」「社内規定に違反していない範囲内の経費なのか」などもチェックできるのが望ましいでしょう。
まとめ
出張に関するルールや規定がまだ定まっていない場合は、業務効率化などのためにBTMを導入するのがおすすめです。
BTMによって出張管理がスムーズにできるようになるので、出張者や経理担当者の負担が大幅に削減できます。
ただし、使いにくかったら意味がないため、必要な機能が利用できるか、出張者も経理担当者も丁寧にチェックしましょう。