出張旅費規程をきちんと定めることで事務処理の簡略化が期待でき、出張手配をより楽に行うことが出来ます。その他にも節税対策など会社にとってメリットが多く、出張旅費規程の導入を検討している会社が増加傾向にあるのだとか。
今回は出張旅費規程についてまとめました。出張旅費規程のメリット・デメリット、定めるときの注意点をわかりやすく解説していきます。
- 出張旅費規程とは？
- 出張旅費規程を定めるメリット
- 出張旅費規程を定めるデメリット
- 出張旅費規程を定めるプロセス
- 出張旅費規程を定めるときの注意点
- 出張手配はマンスリーホテルがおすすめ！
- まとめ
出張旅費規程と何なのか知りたい方や導入を検討している方は、この記事を出張旅費規程のガイドラインとして読んでみて下さい。
出張旅費規定とは？
まず初めに、出張旅費規程とは何なのか解説していきます。
出張旅費規程とは、出張の際にかかる交通費や宿泊費、出張手当といった経費の取り扱いに関するルールのことです。宿泊費、交通費、出張手当はこの出張旅費規程に基づき従業員に支給されることになります。
出張時の経費を実費精算ではなく一律で精算することが出来るため、領収証の保管や都度の事務処理が必要ありません。導入することで出張手配の負担軽減が期待出来るでしょう。
ちなみに、出張旅費規程は株主総会での承認を経て決定されなければならず、作成にも注意点があります。気になる方はぜひ記事後半の「出張旅費規定を定めるときの注意点」をチェックしてみてください。
出張旅費規定が節税対策になるって本当？
出張旅費規程を作成すると節税対策になるのは本当です。
出張旅費規程を作成せずに出張手当などを支給すると、課税所得となり税金が発生してしまいます。一方、出張旅費規程を定めた上で支給された出張手当は、非課税給与として扱われるため、法人税がかからず節税効果があるということです。
出張旅費規定を決めるメリット
続いては、出張旅費規程のメリットについて解説していきます。
節税対策になることがよく知られていますが、他にどんなメリットがあるのでしょうか。
1. 節税対策になる
ひとつめは「節税対策になる」です。前述した通り、出張旅費規程を定めた上で支給すると、そのお金は通常の給与とは異なる分類の非課税給与として支給され、法人税を発生させずに会社から個人へ資金の移動が可能になります。
出張旅費規程を定めずに支給した場合は、出張手当は通常の給与として支払われます。経費として計上されず、課税所得として扱われてしまうため注意が必要です。
出張が多い会社であれば多くの節税効果が期待出来るでしょう。
2. 事務処理が楽になる
「電車での移動○○円」「取引先との通信費○○円」「駐車場料金○○円」など、出張中にかかった経費をその都度精算するのは面倒ですよね。出張旅費規はそういった細々とした経費を一律で支給することで、事務処理を簡略化することが出来ます。領収証による実費精算ではなくなるため、管理の簡素化・負担軽減が期待出来るでしょう。
出張旅費規定のデメリット
反対に、出張旅費規程を定めるデメリットはどのような点が挙げられるのでしょうか。
大きく分けて2つのデメリットが挙げられます。ひとつひとつ見ていきましょう。
支出が多くなってしまう可能性
出張旅費規程を作成すると、出張手当を全従業員に支給しなければならなくなります。出張旅費規程を定めることで、それまで支給対象ではなかった従業員に支払う必要性が生まれ、結果的に会社としての支出が増えてしまう可能性があり、注意が必要です。
必要以上の金額を支給してしまう可能性
出張旅費規程を作成することで、通常想定される金額より多くの金額を出張経費として支給してしまうリスクが考えられます。税務調査などで支給額が多いと指摘された場合、超過分が課税所得として扱われてしまうことがあり、それ以上の支払いが必要になるケースもあるそうです。支給する金額の設定は慎重に行うと良いでしょう。
出張旅費規定を定めるプロセス
出張旅費規程のメリット・デメリットをチェックしたら、次はいよいよ出張旅費規程の作成に入りましょう。
出張旅費規程は5つの工程を経て作成されます。順番に解説していきます。
1. 出張旅費規程の目的を決定する
就業規則の規定に基づき、出張旅費規程の目的を明らかにする必要があります。
2. 適用する範囲を定める
出張旅費規程の適用する範囲は、原則として全社員でなければなりません。社長や役員など、役職に応じて区分することは可能です。一般的には役職ごとに支給額にランクをつけるケースがよくあります。非正規雇用の社員やパートタイマーが出張することがある場合は、別途明記しておきましょう。
3. 出張の定義を定める
距離などにより出張かどうかを区別します。交通機関の利用手段がどこまで認められるか、移動距離が片道○○㎞以上など詳しく記載し、どこからが出張と判断されるかを明示しなければなりません。日帰り出張も同様に「その日のうちに帰社・帰宅が出来る範囲」など細かく設定しましょう。
4. 細かな金額や旅費の種類を決める
交通費、宿泊費、出張手当など出張に関わる費用の支給額を決めます。かかった費用を実費で精算するケースと、一律で支給するケースがあるため、どちらの方法かを選択しましょう。
5. 出張の手続きを定める
最後に、出張申請や精算方法などの手続き方法について決定します。必要となる書類などを明確に記載しておきましょう。
出張旅費規定を定めるときの注意点
出張旅費規程の作成には注意点がいくつかあるため、慎重に作成しなければなりません。
続いては、3つの注意点について解説していきます。
出張旅費規程の承認
作成後には、株主総会・取締役などの意思決定機関からの承認が必要です。正式な規定であるという証明がされなければなりません。
支給金額が妥当かどうか
支給される金額が多すぎないか、反対に少なすぎないかを確認しましょう。同規模の他の会社などが支給している金額と比較して、設定した金額の妥当性を判断します。
出張報告書を作成する
出張報告書は証拠書類として扱われます。出張先での業務を記録する際に出張報告書の作成が必要です。出張日当の支給においてレシートや領収証の提出はいりませんが、証拠として業務を行ったという情報を記録しておかなければならないためです。
出張手配はマンスリーホテルがおすすめ！
出張旅費規程の整備が完了したら、いよいよ出張手配の準備に入ります。
出張手配において手間と時間がかかるのはホテル探しではないでしょうか。宿泊地・期間・費用といった条件を基に、多数あるホテルの中から探し出すのは面倒ですよね。ここからは、ホテル探しに便利な予約サイトをご紹介していきます。
長期出張のホテルにはマンスリーホテルがおすすめです。
マンスリーホテルは、長期滞在・連泊に特化した専門の予約サイト。その専門性の高さから長期出張、ホテル暮らし、ワーケーションなどをしている方から愛用されています。
出張旅費規程において宿泊費の上限金額が設定されてる場合は、宿泊費用を限定した検索ツールが便利です。その他にも、アメニティ検索や大浴場・コインランドリーの有無などの多くの機能が備わっていますので、活用してみましょう。
さらに、マンスリーホテルでは平均20パーセントのディスカウントもされています。お得にホテル予約が出来る専門のサイトなので、チェックしてみてください。
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まとめ
作成にいくつかの工程があり注意すべき点もありますが、節税効果が期待出来る点は会社にとって大きなメリットだと言えるでしょう。また、事務処理の簡略化は従業員の負担軽減となり、結果的に出張手配のしやすさへ繋がります。定期的に出張がある会社であれば、導入していきたい制度です。
この機会にぜひ、検討してみてはいかがでしょうか。