出張手配はホテル探し、チケット予約など面倒で時間がかかるもの。「料金の比較やレビューの確認をしながら選んでいたら何時間も経っていた」なんてことはありませんか？今回は、出張手配を失敗せず、簡単に快適にする方法をまとめました。
- 出張手配の一般的な流れ
- 出張手配を失敗せずにやる方法
- 出張手配は外注できる
- 出張手配はシステムでもできる
- 出張手配はマンスリーホテルがおすすめ！
- まとめ
以上の項目について解説していきます。出張手配の負担軽減・簡略化は本来の業務の効率アップにも繋がるため、ぜひ参考にご覧ください。
出張手配の一般的な流れ
まず初めに、一般的な出張手配の流れについて解説していきます。
出張手配とは、出張が決まった際に出張者が出張申請を行うことです。出張が決定したら、所定の「出張申請書」を上司に提出し、承認が得られた際に出張が可能になります。そのほか、欠勤扱いにならないための手続きなどが必要な場合があり、会社によって管理や仕組みが異なります。
出張申請が承認された後、宿泊先や航空券といった各所へ予約を行うことが可能です。出張する本人が予約を行うほかに、会社の総務部などが代行して予約するケースもあります。また、出張時の経費を仮払いする場合、事前の申請も必要です。領収証・レシートは必ず保管しておきましょう。
そのほか、会議室の予約や海外出張の際の場合は通訳の手配など必要に応じて対応します。宿泊先の設備についても事前のリサーチが必要です。Wi-Fiなどのインターネット環境、ワークスペースの有無などは出張において重要なチェックポイントです。
出張手配を失敗せずにやる方法
出張手配は事務処理がメインとなるため、専門的な知識や会社規定などを十分に理解していないと思わぬミスを招くことも。ここからは、出張手配を失敗せずに行う方法をいくつかご紹介していきます。出張者本人に任せることに不安がある際に参考にしてみてください。
1. 総務部や経理部へ一任する
会社によっては総務部・経理部などが出張手配を請け負っているケースがあります。主に交通機関や宿泊先の予約が一任され、出張者は出張申請書の作成・記入を行うだけで済みます。総務部や経理部は、社内規定や出張に関する会社独自のルールを専門的に扱っている部署であることから、手続き上のミスなどを事前に防ぐことが出来るでしょう。
2. 専任の従業員を配置する
業務の中で出張が多くを占める会社などは、出張手配を専門的に扱う従業員や部署を配置するという方法があります。複数の部署を跨いで行う出張手配において、社内の事務処理やホテルの手配といった手続きを一つの部署で行えることは業務の効率アップへ繋がるでしょう。
3. 専門的な業者に外注する
自社での出張手配が難しい場合は、外注するという方法もあります。出張手配を事業のひとつとして行っている企業が多くあり、そういった企業は出張手配に特化した実績やノウハウが豊富です。出張手配を外注することで本来の業務に集中することができ、結果的に業務効率向上が狙えます。
出張手配を失敗せず行うには、出張における社内規定や専門的な知識が必要であることがわかりました。出張に関する手続きをスムーズに行えることから、「③専門的な業者に外注する」という方法も魅力的です。外注はメリットが多くありますが、コスト面や情報漏洩といったリスクも考えられるため、全てを自社で賄える「①総務部や経理部へ一任する」「②専任の従業員を配置する」の方法がミスもなく現実的であると言えるでしょう。
出張手配は外注できる
ここからは、出張手配の手配を請け負っている外注代行会社をご紹介していきます。気になるコスト面ですが、利用するごとに使用料がかかるケースや月額利用料が一律で設定されているケースなど様々です。初期費用が掛かる場合もあります。会社によっては安価に設定されていることもあるため、外注する際は比較して検討すると良いでしょう。
JTB法人向け出張手配「Bzit」
旅行会社JTBが独自開発したシステム「Bzit」は、交通機関・宿泊先の予約をメインとしたサービスです。出張に必要なホテル、航空券といったチケットの手配を一括化しており、会社への請求も一括となっています。そのため、精算業務の負担軽減が期待出来るでしょう。また、出張コスト削減プランを利用することで出張経費の削減も期待出来ます。
じゃらんコーポレートサービス
リクルート社が提供している「じゃらんコーポレートサービス」は、個人で使用出来る「じゃらんnet」よりもお得な「じゃらんコーポレートサービス限定プラン」を導入しています。管理画面で出張に関するデータ（宿泊施設名、予約プラン名、宿泊先のエリア、宿泊代金等）を管理することが可能です。さらに、社員の出張動向をリアルタイムで把握出来るシステムも利用出来ます。
BORDER
「BORDER」は、株式会社ボーダーが提供している出張手配サービスです。最大の魅力はチャットによる会話でスムーズに出張手配を行う点。メールのような堅苦しさが無く気軽に相談できる出張専用の窓口を設置しています。平均3分でBORDERスタッフから返信が来るところも良い点です。出張データの自動集約・可視化により、社内の出張情報を一元で管理することが出来ます。
出張手配はシステムでもできる
出張手配は、出張申請書の作成や宿・交通機関の手配など多岐に渡り非常に煩わしいものです。そこで、出張手配をシステムやクラウド上のツールを利用して完結する方法がります。出張手配システムの導入は、出張手配の簡略化や従業員の負担軽減に繋がるため、多くの企業が導入に乗り出しています。続いては、出張手配代行会社が提供しているシステムをご紹介していきます。
出張手配プラス
「出張手配プラス」は、出張に関する全てを委託できるサービスです。交通機関のチケットは1枚から手配可能。オンライン対応の場合は最短2分で手配が完了します。さらに、急なスケジュール変更やキャンセルにも当日まで対応しているため、突然出張が決まった際なども便利です。出張に関する周辺準備も出張手配プラスに一任出来ます。対応範囲は幅広く請け負っており、会議室の予約や海外出張の際の通訳まで手配してくれる、とても使いやすいサービスです。
AI Travel
「AI Travel」は株式会社AIトラベルが提供しているクラウド型の出張ソフトです。ホテル・航空券の手配から申請、承認、精算までを一元で管理することが出来ます。操作画面がわかりやすく直感的で、出発地や目的地、時間などをするだけで予約が可能な便利なシステムです。出張経費の上限金額を設定することも可能なため、経費削減に繋がるでしょう。
SAP Concur
グローバルERPのSAP社が提供する「SAP Concur」は、海外出張の際に便利な出張手配システムです。SAP社は日本だけでなく海外にも法人契約を展開しているため、海外の出張手配がスムーズに行えます。宿泊先の予約や航空機のチケット手配から、出張の承認申請・経費精算などを全て一元化しており、業務の簡略化や出張者の負担軽減を狙うことが出来ます。スマートフォンのアプリを利用したスケジュール管理もとても便利な点です。
出張手配はマンスリーホテルがおすすめ！
出張手配において、ホテル探しは時間も手間もかかり面倒ですよね。ここからは、長期出張の際に利用したいお得なホテル予約サイトをご紹介していきます。
マンスリーホテルは、長期滞在を専門に扱う予約サイトです。その専門性の高さから長期出張やホテル暮らし、ワーケーションをしている方から愛用されています。翌日の予約から可能で、面倒な手続きはありません。急な出張にも対応してくれます。
さらに、マンスリーホテル独自の専用プランを扱っているため、平均20パーセントのディスカウントがされていて大変お得です。出張経費の大部分を占める宿泊費を抑えることが出来ます。
出張手配の際にはぜひマンスリーホテルをチェックしてみてください。
Monthly Hotel（マンスリーホテル）でホテルを探す
まとめ
今回は出張手配を失敗しない方法、簡単に快適に行う方法を解説しました。煩わしい作業が多い出張手配ですが、外注やシステム導入により業務の負担を軽減することが出来ます。外部の企業に委託することは少なからずリスクが伴いますので、慎重に導入を検討していきたいですね。
自社で出張手配を進める際には、マンスリーホテルなどの便利な予約サイトを活用することで作業負担の軽減に繋がります。専門性が高いマンスリーホテルでは、通常よりも安い金額で予約することが可能です。出張手配を煩わしく感じたら、マンスリーホテルを利用してみてください。